Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije ruimte genoemd) vallen. Dit zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, een vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeesten, bedrijfsfitness en meer.
Het bedrag dat u onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2023 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 3,0%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%.
Vrije ruimte verhoogd
Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verruimd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van €400.000. Om enkele werkgeverslasten voor 2023 te verlagen en investeringen aantrekkelijk te maken wordt voor heel 2023 de Werkkostenregeling tijdelijk verruimd naar 3% tot een loonsom van €400.000.
Vrije ruimte 2023 berekenen
Stap 1: bepaal het loon voor de loonbelasting. Je kunt hiervoor gebruik maken van een jaaropgave of recente loonstrook. Stap 2: vermenigvuldig het loon voor de loonheffing met 3% (tot €400.000) en het deel daarboven met 1,18%. Het bedrag dat daar uitkomt, mag je onbelast vergoeden.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2023 is de vrije ruimte 3,0% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
In 2023 mag je € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. T/m 2022 was dit € 0,19 per kilometer. Wil je meer vergoeden, dan kun je dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt het meerdere boven € 0,21 per kilometer ook belast vergoeden, dan betaalt je medewerker er loonbelasting over.
Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat je aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon. Het gaat dan niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor je personeel binnen de werkkostenregeling gezien als loon.
Boven de vrije ruimte is het aangewezen eindheffingsloon voor de werknemers nog steeds onbelast, maar is de werkgever 80% eindheffing over het bovenmatige verschuldigd.
De gerichte vrijstellingen zijn posten welke binnen de nieuwe werkkostenregeling als vergoedingen en of verstrekkingen onbelast en tellen derhalve niet mee voor de bepaling van de totale werkkosten.
Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen. Vrije verstrekkingen zijn onbelaste verstrekkingen van een werkgever aan een werknemer.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'. Hier betaal je dus geen loonbelasting over.
Werkgevers mogen producten uit hun eigen bedrijf met korting aan hun werknemers verstrekken. De werkgever mag 20% van de waarde in het economische verkeer (= laagste consumentenprijs met maximum van € 500 per jaar) belastingvrij geven.
Kent een werkgever aan zijn werknemers reiskostenvergoedingen toe zonder dat daarvoor enige onderbouwing is, dan is sprake van verkapt loon — waarvoor geen vrijstelling geldt.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
Wat is de fiscale loonsom WKR? Alle beloningen die u normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR.
Geeft u een bonus aan een werknemer en past u de werkkostenregeling (wkr) toe, dan kunt u deze bonus soms onbelast uitdelen. De wkr is bedoeld om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast te kunnen uitdelen.
Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering WKR? De WKR moet de werkgever verantwoorden in de aangifte van de loonheffingen. Dat houdt in dat de salarisadministratie verantwoordelijk is voor die aangifte. Dus de werkgever is ook verantwoordelijk voor de Werkkostenregeling.
Als de telefoon voor tenminste 10% zakelijk wordt gebruikt, mag de vergoeding belastingvrij plaatsvinden. Er is sprake van zakelijk gebruik. Het zakelijk gebruik is tenminste 10%.
De werkkostenregeling (WKR) is ingevoerd in 2011 en na enkele overgangsjaren vanaf 2015 voor alle werkgevers verplicht. Belangrijke doelstelling van de WKR was vereenvoudiging. De wetgever vond het regime van vergoedingen en verstrekkingen te ingewikkeld.
Kerstpakketten en de BTW. Over giften, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken moet omzetbelasting betaald worden. Deze belasting is slechts tot op een bepaalde hoogte aftrekbaar binnen de vrije ruimte. Voor het kerstpakket geldt er dan ook een drempelwaarde van €227 exclusief BTW per ontvanger per boekjaar.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.
