Het verschil tussen de aanmaning en een betalingsherinnering is de toon. Bij een betalingsherinnering wordt over het algemeen een vriendelijkere toon aangeslagen, terwijl je bij een aanmaning meer zakelijk aandringt om de factuur te betalen.
Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering. Wacht daarom, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen met het verzenden van een aanmaning.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Een aanmaning is een brief waarin de crediteur (de schuldeiser) de debiteur (de schuldenaar) verzoekt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning wordt verstuurd als de betalingstermijn van de factuur is verstreken.
Elk bedrijf bepaalt zelf hoeveel herinneringen hij stuurt voordat hij een vordering -indien nodig- uit handen geeft aan een incassobureau. Hierin zit geen verplichte, vaste volgorde. Wel houden veel bedrijven de volgende volgorde aan: factuur versturen, herinnering, aanmaning en ten slotte een sommatie.
Een incassobrief heet ook wel een aanmaning of 14-dagenbrief. Het is de laatste waarschuwing van een bedrijf of incassobureau dat u de rekening niet op tijd hebt betaald. U krijgt dan nog veertien dagen om te betalen.
Wanneer u een aanslag niet of niet op tijd betaalt, krijgt u een aanmaning. Een aanmaning kost u € 8 of € 18 extra. Hoeveel u extra betaalt, hangt af van de hoogte van uw schuld.
Er zijn twee soorten kosten
Realistische bedragen zijn: 4 euro, 5 euro, 7 euro of soms meer per aanmaning. Elk bedrijf mag zelf beslissen hoeveel aanmaningskosten aangerekend worden voor achterstallige betalingen.
Die eerste herinnering is altijd kosteloos. Een aanmaning is een verzoek van een ondernemer om een rekening te betalen. Als je de rekening niet op tijd betaalt kan het bedrijf een incassobureau inschakelen en dat kan je een hoop extra geld kosten.
Eerste aanmaning
Is de betalingstermijn verstreken en heeft je klant nog niet betaald? Stuur dan een eerste aanmaning ter herinnering aan de openstaande factuur. In de eerste aanmaning stel je een nieuwe termijn waarbinnen je je klant nogmaals de kans geeft om te betalen.
Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning.
Wat gebeurt er na de laatste aanmaning? Als uw debiteur direct na de laatste aanmaning uw factuur betaalt, is er verder niets aan de hand en betalen u en de debiteur beiden niets extra's.
In de tweede of laatste aanmaning verwijst u naar de eerste aanmaning en de factuur, en neemt u er dezelfde gegevens in op als in de eerste aanmaning. Maar in deze laatste aanmaning neemt u óók nog een waarschuwing voor uw klant op: als hij of zij nu nog niet betaalt geeft u de vordering uit handen.
De aanmaning wordt idealiter 2 dagen na afloop van de betalingstermijn die is genoemd in de betalingsherinnering, verzonden. In de aanmaning vermeldt u een 'nieuwe' betalingstermijn van enkele dagen. Ook geeft u aan wanneer de betalingsherinnering is verzonden, en om welke factuurgegevens het gaat.
Sinds 1 juli 2012 zijn er een aantal nieuwe eisen waar een herinnering of aanmaning aan moet voldoen. Consumenten moeten na het verstrijken van een betalingstermijn minimaal één schriftelijke aanmaning hebben ontvangen en minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de factuur alsnog te betalen.
Je mag geen administratiekosten berekenen of vermelden in een eerste aanmaning. Administratiekosten zijn namelijk onderdeel van de incassokosten. Incassokosten mogen pas in rekening worden gebracht nadat een consument een aanmaning (ingebrekestelling) heeft ontvangen.
Bezwaar tegen aanmaning
Bent u het niet eens met de aanmaning? Dan kunt u hiertegen binnen zes weken na de dagtekening van de aanmaning schriftelijk bezwaar indienen. Het niet ontvangen van de originele aanslag is geen geldige reden om bezwaar aan te tekenen.
De aanmaning is een besluit in de zin van de Awb, maar er kan géén bezwaar of beroep tegen worden ingesteld (artikel 8:4 Awb).
Juridisch gezien is een aanmaning niet hetzelfde als een ingebrekestelling, want daarvoor gelden andere wettelijke regels. Voor een aanmaning gelden geen vormvereisten. Een schriftelijke aanmaning per brief is gebruikelijk, maar mondeling of telefonisch aanmanen kan ook. Ook een aanmaning per e-mail is rechtsgeldig.
Het is wettelijk gezien niet verplicht een betalingsherinnering te sturen. Een aanmaning, of incassobrief, is een dringend verzoek om uw debiteur de openstaande factuur te laten betalen. Bij particuliere klanten is het verplicht om een laatste aanmaning (WIK-brief) te sturen voordat u een incassobureau inschakelt.
Aanmaningskosten zijn kosten die in rekening worden gebracht voor het herinneren of aanmanen voor openstaande vorderingen, zoals voor facturen, leningen, huur of (gemeentelijke) belastingen.
De hoogte van de incassokosten die u bij de aanmaning in rekening brengt is afhankelijk van uw factuurbedrag. Er wordt namelijk een staffel berekend over het openstaande bedrag: 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom. 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom.
Er wordt vaak ook gesproken over een herinnering of aanmaning. Deze termen betekenen hetzelfde als een ingebrekestelling.
Hoeveel herinneringen of aanmaningen moet je sturen voordat je een incassobureau mag inschakelen? Er zijn hierover veel ideeën en misvattingen. De enige juiste: je dient een debiteur volgens de wet één keer schriftelijk aan te manen voordat je een incassobureau mag inschakelen.
