Vanaf 1 september 2022 kan je als werkgever een forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden toekennen van maximaal 19,22 euro per dag (voorheen 18,84 euro per dag).
Vanaf september 2022 bedraagt het maximumbedrag voor de forfaitaire dagvergoeding € 19,22 (voorheen: € 18,84). Om belastingvrij van deze forfaitaire dagvergoeding te kunnen genieten, moet aan onderstaande voorwaarden worden voldaan: De dagvergoeding wordt in functie van het aantal effectieve verplaatsingen toegekend.
Wat zijn forfaitaire dagvergoedingen? Als uw werknemers voor enkele dagen op dienstreis gaan, dan kunt u de gemaakte kosten voor maaltijden en dranken (niet de effectieve verplaatsingskosten) op forfaitaire basis terugbetalen.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2023 is de vrije ruimte 3,0% van uw fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%.
De belaste vergoedingen worden volledig tot het belastbare loon (bruto loon) gerekend.
De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
De percentages voor het bepalen van de vrije ruimte. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. Voor 2023 is het percentage opnieuw vastgesteld op 3%, net zoals in 2020 en 2021.
Vrije vergoedingen zijn vergoedingen, die een werkgever onbelast aan een werknemer kan betalen. Vrije verstrekkingen zijn onbelaste verstrekkingen van een werkgever aan een werknemer.
Woon-werkverkeer met privé-voertuig
De wet voorziet hier geen verplichte werkgeverstussenkomst wanneer je als werknemer woon-werkverplaatsingen met je privé-voertuig doet (auto, moto, motorfiets, …). Wanneer het voorzien wordt in een sectorale cao, moet de werkgever tussenkomen bij het gebruik van uw privé-voertuig.
Een kleine, persoonlijk attentie aan werknemers is onbelast, omdat er sprake is van een voordeel buiten de dienstbetrekking. Bij onderstaande voorwaarden is dit het geval: De factuur van het geschenk is maximaal €25,- inclusief BTW. Het geschenk mag niet in de vorm van een waardebon of geld uitgekeerd worden.
De forfaitaire dagvergoeding is 100% fiscaal aftrekbaar in de vennootschap en privé wordt u als bestuurder hierop niet belast. Vanaf 01/04/2022 bedraagt het maximumbedrag voor de binnenlandse dagvergoeding € 18,47 per dag.
Niet belaste onkostenvergoedingen. De vergoeding van bepaalde kosten worden binnen bepaalde grenzen niet tot het loon gerekend. Dat betekent dat deze vergoedingen niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de medewerker, waardoor hierover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden.
Als je jouw werknemers een maaltijd verstrekt, bijvoorbeeld in de bedrijfskantine of een soortgelijke ruimte, geldt in 2021 een normbedrag van € 3,35 per maaltijd (voor een ontbijt, een lunch en een diner).
Begint jouw werk vóór 13.30 uur, en werk je op die dag door tot 20.00 uur en eet je niet thuis, dan heb je recht op verstrekking of vergoeding van een avondmaaltijd.
Bedrag maaltijdvergoeding
U krijgt de werkelijke uitgaven voor uw maaltijd vergoed tot maximaal het vergoedingsbedrag voor een avondmaaltijd bij binnenlandse dienstreizen. U moet aantonen welke kosten u heeft gemaakt voor uw maaltijd. Als u dat niet kunt aantonen heeft u recht op een maaltijdvergoeding van € 2,27.
Vanaf 1 januari 2023 is de belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten verhoogd van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. En per 1 januari 2024 gaat dit naar € 0,22 per kilometer. Deze bedragen zijn voor reiskosten tijdens het werk en voor woon-werkverkeer.
Hoeveel kilometer reizen we gemiddeld voor woon-werkverkeer? De gemiddelde afstand die Nederlanders afleggen naar hun werk neemt al jaren licht af: In 2014 reisden werknemers nog gemiddeld 22,7 kilometer vanaf hun huis naar kantoor. In 2020 was het woon-werkverkeer gedaald tot 22 kilometer.
Werkzoekenden moeten soms een reistijd tot maximaal twee of drie uur per dag accepteren. Tot slot zijn er ook redenen om dichter bij het werk te gaan wonen.
In 2023 mag je € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. T/m 2022 was dit € 0,19 per kilometer. Wil je meer vergoeden, dan kun je dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je kunt het meerdere boven € 0,21 per kilometer ook belast vergoeden, dan betaalt je medewerker er loonbelasting over.
Bij een eenmalige uitkering krijgt u 1 keer een extra geldbedrag van uw werkgever, omdat u bijvoorbeeld een bepaalde opdracht uitstekend hebt uitgevoerd.
Onbelaste vergoedingen zijn kosten die een werknemer maakt, om zijn werk goed uit te kunnen voeren, die vrijgesteld zijn van belasting. Deze kosten mogen, als de werkgever er voor kiest deze te vergoeden, onbelast worden vergoed. Voorbeelden hiervan zijn o.a. reiskosten en studiekosten.
Vrije ruimte verhoogd
Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte €7.680. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer onbelaste vergoedingen kunnen geven aan werknemers. Bij 8 werknemers die samen € 400.000 verdienen is een extra onbelaste vergoeding van € 650 per werknemer mogelijk.
Voorbeelden van onkosten die werknemers kunnen declareren zijn: vergoedingen voor het reizen naar de werkplek en terug naar huis; een cursus of studie die zij in het kader van hun functie doen; het gebruik van een telefoon van de zaak.
Wat valt onder de werkkostenregeling 2023? Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije ruimte genoemd) vallen. Dit zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, een vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeesten, bedrijfsfitness en meer.
