Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
Begin met de juiste aanspreking
Gebruik bij het mailen naar een docent altijd een vrij formele aanspreking, liefst 'Geachte professor', en gebruik zeker nooit aansprekingen zoals 'hoi'.
Hou het kort en bondig. Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens. Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.
De twee meest gebruikte afsluiters zijn 'Met vriendelijke groeten,' en 'Hartelijke groet,'. Deze afsluiting afkorten tot 'Mvg' of 'HG' mag niet en wordt niet gewaardeerd door de ontvanger. Als bonus kun je je docent vast vooraf bedanken voor zijn/haar moeite. Dit staat erg professioneel en komt de relatie ten goede.
Met hartelijke groeten, Met vriendelijke groet, (enkelvoud in plaats van meervoud) Groeten, Groetjes, (heel informeel)
Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”.
De aanspreking
Als je die kent, vermeld dan de academische titel ('prof. ' of 'dr. ') plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met 'heer' of 'mevrouw' plus achternaam.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
Het is niet gebruikelijk het woord emeritus of emerita voor een gepensioneerd hoogleraar aan die aanspreektitel toe te voegen. Het woord professor kan worden afgekort tot prof., bijvoorbeeld in de adressering van een brief. De universitaire titel prof. staat altijd voor een academische titel als dr., mr., ir.
"Alvast bedankt," of "op voorhand bedankt," blijken dé manier om een antwoord los te krijgen. "Dankjewel," en "bedankt," prijkten op een mooie tweede plaats. Erg formele afsluiters, zoals "hoogachtend," gebruik je dan weer beter niet.
Zet jouw kernboodschappen bovenaan je zakelijke e-mail. De ontvanger wil zo snel mogelijk weten wat je hem te vertellen hebt. Daarbij helpt, zoals gezegd, een goed onderwerp. Een ander advies is om de mail te starten met de belangrijkste boodschappen die je hebt te melden (de kernboodschappen).
Met een zakelijke e-mail ben je herkenbaar. Ontvangers van jouw e-mail zien gelijk dat ze van @jouwbedrijf.nl een email hebben ontvangen, in plaats van het generieke @hotmail.com bijvoorbeeld. Ook kun je met je zakelijke e-mail een handtekening instellen die is ingesteld op jouw onderneming.
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt. Er bestaan verschillende formules, van formeel tot zeer intiem.
In een e-mail is ook een informelere begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goedenavond, Goeiedag, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als de naam van de geadresseerde(n) niet bekend is.
Die uwe, Groete, Uwe, Uwe en Uwe - Dit is die eenvoudigste en mees bruikbare briefsluiting om in 'n formele besigheidsinstelling te gebruik. Dit is in byna alle gevalle toepaslik en is uitstekende maniere om 'n dekbrief of 'n ondersoek te sluit .
