Denk bijvoorbeeld aan offertes, bestellingen en correspondentie die met garantie of retouren te maken heeft. Kortom, alles wat van zakelijke aard is, moet je bewaren. Daarom is het raadzaam om alle e-mails die op de een of andere manier relevant zijn voor je bedrijfsvoering, afzonderlijk te archiveren.
Kortere bewaartermijnen afspreken
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Bewaartermijn bewaren van e-mail
De privacywet stelt regels aan het bewaren van e-mail. Het basisprincipe is dat u de e-mails voor een 'redelijke termijn' termijn mag bewaren. Doorgaans betekent dit een bewaartermijn van maximaal 6 maanden.
De standaardperiode is 30 dagen. Zie Een item herstellen dat zich niet meer in de map Verwijderde items bevindt in Verwijderde items of e-mail herstellen in Outlook Web App.
Helaas worden elke dag miljarden niet-versleutelde e-mails verstuurd ontvangen. Deze vormen een perfect doelwit voor afluisteren en onderscheppen op grote schaal, omdat ze tientallen glasvezelkabels en routers doorkruisen.
Open Outlook, ga naar Account instellingen en dubbelklik op het emailadres. Klik op Meer instellingen en ga dan naar tabblad Geavanceerd. Zet het vinkje bij 'Kopie van berichten op server achterlaten' en bij 'Verwijderen na 14 dagen'. Let op: dit moet je instellen op elk apparaat, anders verdwijnt de mail alsnog.
Hoe lang moet je particuliere administratie bewaren? Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren. De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Gegevens met betrekking tot onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren. Gegevens met betrekking tot elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij. Zo vermijd je discussies tussen erfgenamen.
Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag. Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is 2 jaar voldoende.
Wij adviseren om uw papier te laten vernietigen door een gecertificeerd papiervernietigingsbedrijf. Bij dit bedrijf kunt u grotere hoeveelheden vertrouwelijk papier snel en veilig laten versnipperen. Dit kost u weinig tijd omdat u het papier niet zelf hoeft te versnipperen.
Moet u het pensioenoverzicht bewaren? Nee, dat moet niet; u bent het niet verplicht. We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn.
Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren? Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
Nee, meestal ligt het probleem in de instellingen van je e-maildienst. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je mailbox de gelezen e-mails automatisch in een speciale map opslaat. Of het kan zijn dat een e-mail, zodra hij op een apparaat (tablet, computer, smartphone) is gelezen, automatisch wordt verwijderd.
Ziggo kan volgens de voorwaarden vanaf 12 maanden of ouder de mails verwijderen als dit noodzakelijk is voor een stabiel netwerk. Bedenk ook dat Ziggo geen backups maakt van je mails en als er iets goed misgaat op de mailserver je de mails kwijt bent.
Als je geen opslagruimte meer hebt in Gmail, kun je geen berichten sturen of ontvangen. Berichten die naar jou worden gestuurd, worden teruggestuurd naar de afzender. Als je na 1 juni 2021 24 maanden of langer inactief blijft of je opslaglimiet overschrijdt, kunnen vanaf 1 juni 2023 al je e-mails worden verwijderd.
1. ProtonMail. ProtonMail is de meest bekende beveiligde e-mailprovider. Het is open source, gevestigd in Zwitserland, en biedt end-to-end asymmetrische encryptie.
Een hacker kan een hoop met toegang je e-mail doen. Ze kunnen je e-mailadres gebruiken om spam te sturen, je persoonlijke gegevens stelen en andere accounts die je gebruikt hacken. Ze kunnen daarnaast ook je inbox lezen om te zien wat je doet, wie je kent en wat je interesses zijn.
Met een gehackt e-mailaccount kunnen criminelen op het internet je identiteit aannemen. In dit geval spreekt men van identiteitsdiefstal. Hiermee hebben hackers toegang tot je contacten, kunnen ze op jouw naam online aankopen doen of je account gebruiken om spam of trojans te versturen.
