Tijdens het telefoongesprek is het belangrijk dat je aandachtig luistert. Als je open vragen stelt, kom je meer te weten over de beller en ook wat hij/zij nodig heeft. Zo kan je de beller goed helpen. Als de beller aan het woord is, schrijf jij alle antwoorden op zodat jij niets vergeet.
Neem altijd rustig de telefoon aan en zorg ervoor dat je klant goed kan horen met wie hij spreekt. Begroet de klant (zeg liever 'goedendag' dan 'hallo') en noem je naam en bedrijfsnaam. Vraag vervolgens waar je de beller mee van dienst kunt zijn. Je zult merken dat klanten dit gebaar enorm waarderen!
Als je formeel wilt bellen en je gesprekspartner iemand is die zakelijk belt is het altijd goed om op rustige toon en heel beleefd elkaar te woord te staan. Doe niet alsof je een gesprek voert met iemand die je kent uit je klas. Let goed op je gespreksvaardigheden en communicatie.
Passende groet. Na de samenvatting sluit je het gesprek af met een passende groet. Bij een normaal gesprek is dat bijvoorbeeld “Dan wens ik u nog een fijne dag”. Heb je net slecht nieuws gebracht, dan sluit je natuurlijk met een andere 'groet' af, bijvoorbeeld “Het spijt me dat we niet meer voor u kunnen betekenen.
Volgens de wet mag je elk gesprek stiekem opnemen, zolang je er maar zelf aan deelneemt. Je hoeft de opname niet aan te kondigen en je hoeft ook niet om toestemming te vragen. Ook niet als werkgever. Vraag je wel om toestemming, dan mag je gesprekspartner de opname niet verbieden.
Voorkom irritaties en probeer de telefoon op te nemen binnen drie keer overgaan. Het kan natuurlijk zo zijn dat het toch iets langer duurt. Bedank dan je klant voor het wachten. Probeer gesprekken ook niet langer te maken dan nodig is.
Tips/Telefoonetiquette:
Spreek duidelijk en rustig en articuleer goed. Laat in de toon van uw stem klinken dat de beller welkom is en geholpen gaat worden. Hier zorgt de glimlach in uw stem al gedeeltelijk voor. Laat nooit iemand onnodig in de wacht staan.
Soorten gesprekken
Als je kijkt naar het doel van het gesprek gaat het om 3 soorten: informeren: je wilt dat je gesprekspartner iets weet. overtuigen: je wilt dat je gesprekspartner ergens iets van vindt. instrueren: je wilt dat je gesprekspartner iets doet.
Waarom is een 1-op-1-gesprek belangrijk? Een 1-op-1-gesprek is dé manier om je medewerkers te leren kennen, om vertrouwen, begrip en respect op te bouwen, om oprechte interesse in je medewerkers te tonen en om altijd op de hoogte te zijn van wat er leeft op de werkvloer.
Een telefoongesprek opnemen op een Android telefoon
Bel degene waarvan je het gesprek wilt opnemen. Ga na het opnemen naar het gespreksvenster van je Android telefoon. Je kunt nu op 'Opnemen' drukken. Het gesprek wordt nu opgenomen.
Het eerste gesprek van de Expertise en advies duurt ongeveer anderhalf uur. De overige gesprekken duren ongeveer een uur. Telefonische coachingsgesprekken duren maximaal een half uur.
Wat zijn uitgaande gesprekken? Een uitgaand of uitgaand gesprek is een type telefooninteractie dat wordt geïnitieerd door een callcentermedewerker. Meestal worden deze telefoontjes naar klanten gedaan door leden van het verkoopteam of vertegenwoordigers van de klantenservice.
Tenzij het een werktelefoontje is, blijf je maar beter van je telefoon af zolang de klok nog geen negen uur slaat. Jij mag dan wel een vroege vogel zijn, dat wil niet zeggen dat je vrienden ook al om 7 uur 's morgens hun bed (laat staan de deur) uit zijn.
Zo hoort het: technisch
Je kunt iemand ook in de wacht zetten door het mute-knopje te gebruiken. Daarmee zet je de microfoon uit, maar niet de speaker. Dat betekent dat je de beller nog wel kunt horen, maar de beller kan jou niet horen.
Je telefoon buiten de slaapkamer houden is een goede oplossing voor je nachtrust. Toch lukt dat de meesten niet. Zet daarom je telefoon op 'Niet storen'. Als je dit inschakelt zullen oproepen en meldingen stil zijn en word je tijdens het slapen niet afgeleid door meldingen en trillingen.
Wanneer iemand je wegdrukt gaat de telefoon een stuk minder over. Ben je echter geblokkeerd, dan zal de telefoon slechts één keer overgaan en daarna doorschakelen naar voicemail. De persoon die je belt krijgt hiervan overigens geen enkele notificatie (niet van het gesprek en niet van het voicemailbericht).
Als je telefoon direct doorschakelt naar de voicemail is waarschijnlijk de Niet Storen-functie op je toestel actief. Met 'Niet storen' schakel je geluid uit voor oproepen, waarschuwingen en meldingen die je ontvangt terwijl je telefoon vergrendeld is.
