Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
Schrijf mails altijd doelgericht. Daarnaast is het absoluut noodzakelijk dat je tekst informatief is en een goede structuur heeft. Maak duidelijk waarover het gaat en help de ontvanger om je verzoek, aanbod of vraag te begrijpen.
Een zakelijke e-mail bevat grotendeels dezelfde basiselementen als een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Toch zijn er ook verschillen tussen een brief en een e-mail.
Namen in de aanhef
Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik je die ook in de aanhef. Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya.
Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
Daarom is het verstandig voor jezelf en je medewerkers aparte mailadressen aan te maken. Bijvoorbeeld [email protected], [email protected], etc. Op deze manier is het contact persoonlijker. Bovendien hoef je niet met z'n allen één mailbox bij te houden en dat kan verwarring voorkomen.
Professionele e-mailadressen zijn, in tegenstelling tot gratis e-maildiensten, vrij van advertenties en volledig vertrouwelijk. Precies zoals je van zakelijke e-mail mag verwachten.
In een e-mail is ook een informelere begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goedenavond, Goeiedag, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als de naam van de geadresseerde(n) niet bekend is.
Na de mail afsluiting komt nog een afsluitende groet. In Nederland is de slotformule voor zakelijke brieven en e-mails eigenlijk altijd: 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groeten'.
Denk aan de bekende sleetse slotzinnen. Voorbeeld: *In afwachting van uw reactie verblijf ik. *Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je.
E-mail beschikt standaard niet over een goede beveiliging. Hierdoor is het voor cybercriminelen eenvoudig om een bestaand e-mailadres te vervalsen.” Bijvoorbeeld het e-mailadres van iemand waar je regelmatig zaken mee doet. Criminelen gebruiken illegale tools om de header van een e-mail aan te passen.
ProtonMail
ProtonMail is de meest bekende beveiligde e-mailprovider. Het is open source, gevestigd in Zwitserland, en biedt end-to-end asymmetrische encryptie. Je kunt ProtonMail gratis gebruiken als je minder dan 150 berichten per dag verstuurt en niet veel opslagruimte nodig hebt.
Houd het woordgebruik altijd dicht bij jezelf en gebruik juist ook spreektaal. Vermijd vooral moeilijke woorden en een ingewikkelde zinsopbouw. In feite is een zakelijke mail niet heel veel meer dan een digitaal gesprek. Benader de klant of relatie daarom vooral zoals je dat ook live zou doen.
Hoe maak je een info mail aan? Een info mail aanmaken kan eenvoudig door een domeinnaam te registereren en deze te koppelen aan jouw email pakket. Controleer direct of jouw domeinnaam vrij is en start direct te mailen met jouw info mail.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
