Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
In vergaderingen zijn drie vergaderdoelen te onderscheiden: informatieoverdracht, meningsvorming en besluitvorming. Voor elk van die vergaderdoelen geldt dat de bespreking een aantal fasen moet doorlopen om dat doel te bereiken. Samen vormen ze een patroon, de zogenoemde vergaderstructuur.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Begin ieder overleg met een korte check-in. Gespreksleider geeft het voorbeeld door te zeggen hoe hij of zij in de meeting zit. Gebruik een gespreksstructuur waarbij alle deelnemers aan bod komen. Het geven van meningen wordt uitgesteld tot het voorstel goed is toegelicht.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren.
Een teammeeting is een bijeenkomst waarbij alle leden van een team bij elkaar komen om informatie uit te wisselen, beslissingen te nemen en samen te werken aan projecten of taken. Een teammeeting is een belangrijk onderdeel van effectieve communicatie en samenwerking binnen een team.
Een goede voorzitter stuurt discussies, binnen de beschikbare tijd en op een vriendelijke manier, naar een gezamenlijke consensus. Een divers bestuur is wenselijk omdat de verschillende ervaringen, eigenschappen en opinies leiden tot creatieve oplossingen voor de uitdagingen van de organisatie.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Strategische vergaderingen zijn gericht op de lange termijn. In dit overleg gaat het vooral om visie en identiteit. Waar moet het bedrijf over 2 jaar staan? Hoeveel procent van de markt wil je in handen hebben?
De geografische vierslag (waarnemen, verklaren, herkennen en waarderen) is herkenbaar in de methode. Er vindt een vergelijking plaats van de eigen omgeving met andere gebieden en landen.
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
Vergadering voorzitten
Het lijkt zo eenvoudig: De vergadering op tijd laten beginnen. Dan de orde bewaren, iedereen aan het woord laten komen die iets wil zeggen en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. En natuurlijk goed op de tijd letten, zodat de vergadering niet teveel uitloopt.
' 'Maak het teamoverleg belangrijk'
De Waard benadrukt dat het teamoverleg een manier is om te zorgen dat teamleden betrokken blijven. 'Maak het overleg interessant, wissel de onderwerpen af en nodig ook eens een spreker uit die iets te melden heeft over dingen die er spelen. Bijvoorbeeld over de werk-privébalans.
Kan leiding geven
Weet te stimuleren tot samenwerking binnen de OR en/of binnen commissies. Weet de verantwoordelijkheden binnen de OR te verdelen. Zorgt voor effectieve samenwerking en effectieve besluitvorming. Weet OR-leden te stimuleren en te motiveren zodat zij met hun kwaliteiten optimaal kunnen presteren.
Effectief vergaderen is vergaderen met het doel voor ogen. Dus vooraf weten wat je na de vergadering bereikt wil hebben. Neem eens een vergadering die je nu bijwoont in gedachten.
