Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Bij de meeste banken is dit 18 maanden t/m 2 jaar. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kun je ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden.
Uw administratie bestaat uit alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of op een digitale manier. U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Moet u het pensioenoverzicht bewaren? Nee, dat moet niet; u bent het niet verplicht. We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn.
5 jaar bewaren, voor particulieren
De belastingdienst kan tot 5 jaar na dato een naheffing doen. Ontvang je jouw afschriften digitaal? Sla ze 5 jaar lang digitaal op.
Boekhouding is een onderdeel van de administratie en betreft alleen de financiële administratie. Alles wat onder het verwerken van financiële zaken valt, is dus boekhouding. Denk hierbij aan facturen of de kasadministratie. Het bijhouden van agenda-afspraken hoort hier dus niet bij.
Is een pakbon verplicht? Een pakbon meesturen is niet meer verplicht. Als je geen pakbon meestuurt is het wel nodig om het bestelnummer op het verzendlabel te zetten. De ontvanger kan zo in ieder geval zien om welke bestelling het gaat.
Als zelfstandige heb je geen keuze: je bent verplicht om een boekhouding bij te houden. Maar hoe zwaar of licht die taak is, hangt af van je statuut en je inkomsten. Ben je zelfstandige in een eenmanszaak en ligt je omzet niet hoger dan €500.000/jaar? Dan mag je hoogstwaarschijnlijk zelf je boekhouding doen.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 10 jaren (of de 10 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren? Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij. Een goede plek om waardevolle documenten digitaal bij te houden, is in een digitale kluis.
Voor de Belastingdienst is het daarom noodzakelijk dat een WOZ-beschikking 12 jaar lang (5+7) in de Basisregistratie beschikbaar is. Aangezien gemeenten bronhouder van de Basisregistratie zijn, dienen zij daarom hun WOZ-beschikkingen 12 jaar lang te bewaren.
Het niet correct bijhouden van de administratie of het niet lang genoeg bewaren ervan kan voor vervelende consequenties voor het bestuur van de vennootschap zorgen. Er moet hier voornamelijk worden gedacht aan een omgekeerde bewijslast voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement.
Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelf- standig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevens ...
Je bent niet verplicht om ze te bewaren. Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Dan is het handig als je je oude bankafschriften nog hebt.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
Voorraadadministratie
Ook is de voorraadadministratie verplicht. Je moet jaarlijks een inventarisatie maken en dit opnemen in je administratie. Je bent verplicht om de voorraadadministratie 7 jaar te bewaren. De voorraadadministratie automatiseren is sterk aan te raden.
