Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
Als betaling door de consument uitblijft, mag u na de gestelde 14 dagen de incassokosten en de wettelijke rente in rekening brengen. U heeft ook andere middelen die u kunt gebruiken. De eerste is het eigendomsvoorbehoud.
Als u een rekening niet of niet op tijd betaalt kan de organisatie of persoon bij wie u een schuld heeft (de schuldeiser) u aanmanen om de rekening te betalen. De schuldeiser kan hiervoor ook een incassobureau inschakelen. Een incassobureau stuurt u 1 of meerdere herinneringen (aanmaningen).
Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en verzend niet meer dan drie herinneringen/aanmaningen.
Als je opdrachtgever niet op tijd betaalt, mag je als zzp'er tegenwoordig direct een vergoeding rekenen voor incassokosten aan bedrijven. Dat is minimaal € 40. Ook mag je jaarlijks een wettelijke handelsrente van 8% rekenen over het openstaande bedrag.
De normale betalingstermijn voor zelfstandigen of ondernemingen bedraagt 30 dagen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Uiteraard kunt u in onderling overleg een andere termijn bespreken. Facturen gericht aan particulieren moeten binnen een 'redelijke termijn' betaald worden.
Er geldt een minimumbedrag van € 40 voor incassokosten. De schuldeiser mag dit bedrag altijd vragen. Is uw rekening bijvoorbeeld € 250? Dan mag de schuldeiser of het incassobureau € 40 vragen.
Kort antwoord: Neen, het is niet verplicht!
Het is niet verplicht om klanten (B2C en B2B) een aanmaning te sturen voor onbetaalde facturen, alvorens u kosten en interesten mag aanrekenen.
U mag op elk door u gewenst moment een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen. Hiervoor gelden geen wettelijke termijnen of voorschriften. Zo kunt u een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen op het moment dat de betalingstermijn is verstreken, zonder dat uw factuur is voldaan.
Loonsverhoging bij te late betaling
Dan kunt u aanspraak maken op een verhoging wegens vertraging. Deze verhoging bedraagt: 5% per dag voor de vierde tot en met de achtste werkdag na de dag waarop het loon moest worden betaald; daarna 1% voor elke volgende werkdag, met een maximum van 50% van uw loon.
Als algemeen redelijk wordt een termijn van 5 tot 7 dagen gehanteerd. Met andere woorden, als uw factuur niet op tijd wordt betaald door een zakelijk bedrijf, dan dient het bedrijf dat niet heeft betaald nog een redelijke termijn van 5 tot 7 dagen de tijd te krijgen om uw factuur te betalen.
Voor levering aan consumenten of particulieren bestaan geen wettelijke betalingstermijnen. Die kun je als ondernemer dus zelf bepalen. De termijn moet wel redelijk zijn. Vaak wordt als redelijke termijn een periode van 14 dagen gehanteerd.
Voor het beëindigen van een eenmanszaak heb je formulier 14 nodig, voor overige rechtspersonen heb je formulier 17 nodig. Via deze link kan je jouw bedrijf uitschrijven uit het Handelsregister. Belastingdienst - Wanneer je definitief stopt, schrijf je jouw onderneming uit bij de Kamer van Koophandel (KVK).
Wettelijke betalingstermijn voor consumenten
U mag als ondernemer de betalingstermijn voor consumenten zelf bepalen. Dat moet wel een redelijke termijn zijn. U zet die betaaltermijn in het contract of uw algemene voorwaarden.
Als u als zelfstandig ondernemer werkloos wordt, dan heeft u meestal geen recht op een WW-uitkering (Werkloosheidswet).
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
Het verschil tussen de aanmaning en een betalingsherinnering is de toon. Bij een betalingsherinnering wordt over het algemeen een vriendelijkere toon aangeslagen, terwijl je bij een aanmaning meer zakelijk aandringt om de factuur te betalen.
Hoeveel herinneringen of aanmaningen moet je sturen voordat je een incassobureau mag inschakelen? Er zijn hierover veel ideeën en misvattingen. De enige juiste: je dient een debiteur volgens de wet één keer schriftelijk aan te manen voordat je een incassobureau mag inschakelen.
Vraag een betalingsregeling
Neem dan contact op met het incassobureau of bedrijf en vraag om een betalingsregeling. Of stuur onze voorbeeldbrief betalingsregeling. U kunt de rekening dan misschien in delen betalen. Probeer te voorkomen dat het incassobureau of bedrijf naar de rechter gaat.
In Nederland is het in principe zo geregeld dat degene die in gebreke is gebleven, de schuldenaar, de deurwaarderskosten moet betalen. Schuldeisers die een gerechtsdeurwaarder inschakelen, moeten in sommige gevallen een voorschot betalen.
Als vuistregel kan je hanteren dat facturen in een zakelijke context een verjaringstermijn hebben van 10 jaar terwijl betalingsverplichtingen in de privé context eerder 1 jaar zijn. Er zijn echter belangrijke afwijkingen en in sommige gevallen is de verjaringstermijn slechts 6 maanden.
Als een factuur heel laat is verzonden, kan de ontvanger zich op de verjaring beroepen. Een vordering, en dus ook de factuur die dit bewijst, kan nu eenmaal verjaren en blijft niet eeuwig bestaan.
Een particuliere debiteur is zoals vermeld alleen verplicht om aanmaningskosten te betalen nadat hij/zij rechtsgeldig is aangemaand om binnen 14 dagen na ontvangst van de veertiendagenbrief het (correct) vermelde bedrag aan aanmaningskosten te betalen.
