Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.
Drempelbedrag personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. De btw die u betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen, is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
De onkostenvergoeding mag maximaal 1,7% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000 bedragen. Bij een loon dat hoger ligt dan € 400.000 komt dit neer op maximaal 1,18%. Alle onkosten die gemaakt worden boven dat bedrag, worden belast volgens de gewone loonbelasting.
Wat valt onder de werkkostenregeling 2023? Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije ruimte genoemd) vallen. Dit zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, een vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeesten, bedrijfsfitness en meer.
Welke kosten vallen onder de vrije ruimte? De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en van € 2 per dag (vanaf 2022).
Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je dus geen loonbelasting en premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden.
Werknemers krijgen de vergoeding nadat ze een onkostendeclaratie hebben ingediend. Voorbeelden van de kosten die zij kunnen declareren zijn die voor woon-werkverkeer, studie en het gebruik van een telefoon van de zaak.
De bonus komt bovenop je reguliere loon en valt hierdoor altijd in de hoogste belastingschijf die op jou van toepassing is. En omdat een bonus een vorm van een bijzondere beloning is, geldt de loonheffingskorting hier niet. Hierdoor betaal je over een bonus meer belasting en houd je dus netto minder over.
De kosten van personeel kun je eenvoudig berekenen. Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken brutosalaris nog zo'n 20 tot 35 procent van dat salaris aan extra kosten. Hoe hoog de kosten van personeel precies uitvallen, hangt af van je cao en de individuele afspraken die je met werknemers maakt.
Hoeveel je precies als extraatje ontvangt, hangt van enkele dingen af. Je ontvangt meestal maar zo'n 45 procent van de bonus. Je werkgever moet van het brutobedrag nog 35 procent aan de fiscus betalen. Of je iets meer of minder overhoudt, hangt af van je inkomen en gezinssituatie.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk.
Een schenking is een overeenkomst waarbij een schenker gratis en onherroepelijk afstand doet van een roerend of onroerend goed ten gunste van een begunstigde en waarbij de begunstigde dat goed aanvaardt.
Schenkbelasting boven de vrijstelling
De schenkbelasting voor een schenking aan neven en nichten is aanzienlijk hoger dan die bij een schenking aan kinderen. Een schenking tot € 138.641 boven de vrijstelling (2023) aan een neef of nicht is belast met 30% en boven dit bedrag betalen zij zelfs 40%.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
De opdrachtnemer zegt als ondernemer aan de slag te zijn maar blijkt na controle als werknemer te werken. Andersom zegt de opdrachtgever als inlener van een ondernemer te werken maar blijkt zich na controle als werkgever te gedragen. In een dergelijke situatie is er sprake van een 'verkapt dienstverband'.
Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die de werknemer maakt in kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar die in feite ten laste zijn van de werkgever. Denk daarbij aan: verplaatsingskosten. parkeerkosten.
Het is een werkgever niet toegestaan om de werknemer te vragen wat de werknemer mankeert, hoe dat komt en welke mogelijkheden de werknemer nog wel heeft om te werken. Een werkgever mag daarom ook geen doktersverklaring van een (huis)arts bij de werknemer opvragen.
Een declaratie is een rekening of opgave van de bijkomende uitgaven (onkosten) die je werknemer gemaakt heeft. Een betaalbewijs van de gemaakte kosten moet vaak toegevoegd worden aan de ingediende declaratie.
U kunt afspraken maken over een onkostenvergoeding. Deze vergoeding is niet verplicht. Een onkostenvergoeding kan wel gevolgen hebben voor bijvoorbeeld uw belastingaangifte.
Loon in de vorm van een bonus of eindejaarsuitkering is geen vergoeding en past daarom in principe niet in de vrije ruimte van de wkr. Dit betekent dat de bonus moet worden gebruteerd als u deze onbelast aan de werknemer wilt uitkeren en u de wkr al toepast.
Is een bonus belastingvrij? In Nederland is er een vrije ruimte van € 2.400. Is de bonus niet hoger dan € 2.400, dan kan deze bonus belastingvrij worden toegepast. Alle bedragen boven deze drempel worden wel belast.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'.
